Manfaat ERP dalam Mengelola Purchase Order – Setiap bisnis memiliki supplier atau pemasok tersendiri. Ketika membutuhkan bahan baku untuk produksi atau akan menjual barang, bisnis akan melakukan pemesanan ke pemasok.
Semakin besar bisnis perusahaan, maka semakin kompleks pemesanan yang akan dilakukan. Ada kalanya, pemasok tidak memberikan pesanan yang sesuai dengan permintaan perusahaan. Oleh karena itu, bisnis harus membuat PO terlebih dahulu.
PO atau purchase order adalah dokumen berisi detail pembelian barang yang dibuat oleh pembeli ketika melakukan pemesanan ke penjual. PO akan memberikan jaminan bagi pihak pembeli dan penjual, bahwa pembeli akan melakukan pembayaran dan penjual akan menyediakan kebutuhannya.
Di perusahaan, PO biasa dikelola dengan software ERP. Software ini sangat penting dalam pengelolaan purchase order. Simak manfaatnya dalam artikel ini.
Manfaat ERP dalam Purchase Order
Secara keseluruhan, aplikasi ERP akan mempermudah pengelolaan purchase order dalam bisnis. Jika dijabarkan satu per satu, berikut ini adalah manfaat penggunaan teknologi ERP dalam pengelolaan purchase order yang akan diterima perusahaan:
1.Menghemat Waktu dalam Proses Pemesanan
Pemesanan yang dilakukan secara digital akan menghemat waktu. Ini karena perusahaan tidak perlu lagi memasukkan data secara manual, mencari data pemesanan dengan sulit, dan mengonfirmasi detail pembelian dalam waktu yang lama.
2.Memastikan Ketepatan Pemesanan
Purchase order berisi data-data yang akurat tentang detail pemesanan. Misalnya barang yang dibeli, harga, jumlah, dan pengirimannya. Dokumen ini dibuat secara rinci untuk memastikan ketepatan pemesanan.
Jika dokumen dibuat dan disimpan secara manual, bisa jadi perusahaan tidak mengetahui jika terdapat kesalahan pada pesanan yang diberikan pemasok. Sebab, dokumen tersebut bisa saja tercecer dan tidak bisa dilihat lagi. Namun berkat aplikasi ERP, perusahaan bisa melakukan pengecekan baik sebelum atau sesudah memesan.
3.Menyimpan Data Pemesanan
Pemesanan yang dilakukan melalui sistem lebih aman daripada secara manual. Ini karena sistem pemesanan berbasis software bisa menyimpan data pemesanan dengan aman.
Hal ini tentu akan memudahkan perusahaan dalam melihat riwayat pemesanan. Anda bisa menggunakan riwayat pemesanan tersebut untuk memeriksa pemesanan terdahulu atau menggunakannya kembali untuk melakukan pesanan baru.
4.Mengotomatisasi Pemesanan
Setiap bisnis harus memastikan stok pesanan selalu tersedia. Dengan demikian, pembeli akan selalu mendapatkan pesanannya.
Oleh karena itu, proses pemesanan kepada supplier harus dilakukan tepat waktu. Sebaiknya perusahaan melakukan pemesanan kepada supplier sebelum stok barang di gudang habis.
Aplikasi ERP bisa mengotomatisasi proses pemesanan pada waktu-waktu tertentu. Sehingga, perusahaan bisa menjadwalkan pemesanan sebelum stok habis.
5.Memudahkan Pembuatan Laporan Pemesanan
Pada umumnya aplikasi ERP memiliki fitur laporan pemesanan. Laporan ini bisa dibuat secara otomatis.
Dengan adanya laporan pemesanan, perusahaan bisa menganalisis bisnis. Analisis ini dilakukan agar bisnis semakin berkembang secara optimal.
Kesimpulan
Ternyata, ERP software memiliki manfaat yang nyata dalam mempermudah pengelolaan purchase order di perusahaan. Mengingat manfaat tersebut, perusahaan tentu harus segera menggunakan aplikasi purchase order untuk mengelola aktivitas pemesanan.
Sebagai rekomendasi, perusahaan bisa menggunakan software ERP dari RedERP. Software RedERP memiliki modul Purchase Order yang ditujukan khusus untuk mengelola aktivitas PO di perusahaan.
Software tersebut bisa mengotomatisasi pemesanan dan penerimaan barang dari supplier, menyimpan data pemesanan dengan aman, serta membuat laporan purchasing dan analisisnya.
Bagaimana cara menggunakan software RedERP? Anda yang tertarik bisa mengunjungi situs resminya dan mendaftarkan diri untuk mengikuti demo aplikasi. Lewat demo aplikasi, Anda akan mengetahui bagaimana fitur-fitur pada software RedERP bisa membantu pengelolaan purchasing order di perusahaan Anda.
